Progep conta agora com protocolo exclusivo para seus processos

A partir de agora, o Protocolo da Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoal (Progep) será responsável pelo recebimento de todos os processos que são de sua competência, bem como realizará todas as atividades de protocolo que atualmente são realizadas pela Divisão de Comunicação do Arquivo Central e pela Pró-Reitoria de Administração (Proad).

A criação da Unidade de Protocolo na Progep faz parte de um plano maior de desconcentração e tem como objetivo propor melhorias para o sistema de protocolo da Instituição, a fim de garantir maior agilidade no cadastramento de processos, melhor atendimento às demandas, redução no tempo de realização dos procedimentos de protocolo, melhorias no ambiente de trabalho da Divisão de Comunicação, entre outros.

“O Arquivo Central consegue trabalhar com um volume menor de demandas com essa desconcentração, e o próximo passo é modernizar — estamos em fase de adequação de processos físicos para processos digitais, trazendo mais avanços para a Instituição”, explica Cristian Mayko, arquivista responsável pelo treinamento dos servidores dessa Pró-Reitoria.

Maior agilidade - A Progep, como unidade responsável pela valorização e desenvolvimento do servidor, é uma das maiores demandantes de processos administrativos da Universidade Federal do Pará (UFPA). Conforme mostram os dados coletados nos relatórios de movimentação de processos do Sistema Integrado Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac – Módulo Protocolo), referentes ao período de 2014 a 2018, em média, 8.621 processos são enviados anualmente da Divisão de Comunicação (Protocolo Geral) a essa Pró-Reitoria.

“O principal ganho será na agilidade dos processos. Depois da entrada no Protocolo Geral, os processos demoravam uma média de 3 dias para chegar à unidade. Agora, dependendo do volume, o processo poderá ser recebido no mesmo dia em que for protocolado“, pontua o pró-reitor da Progep, Raimundo Almeida.

Texto e foto: Assessoria Progep