UFPA prossegue com o Processo Administrativo Eletrônico

A Universidade Federal do Pará (UFPA) deu início à implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE-UFPA), cujo objetivo final é que todos os processos e documentos produzidos pela Universidade passem a ser registrados e tramitados em formato eletrônico, avançando mais um passo na inclusão da Instituição na era digital.

Em termos legais, essa iniciativa faz referência ao item III do Art. 2º do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, da Presidência da República, e possui como principais objetivos: assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; promover a utilização de meios eletrônicos para realizar processos administrativos com segurança, transparência e economicidade, ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação, e facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

Internamente, foi publicada a Portaria GR 1405/2020 que regulamenta o uso do meio eletrônico para a produção de processos no âmbito da UFPA e determina que as unidades administrativas e acadêmicas têm o prazo de 12 (doze) meses a partir da data de publicação para a transformação digital dos seus processos administrativos para o meio eletrônico. Esse tempo será entendido como um período de transição entre a gestão de documentos e processos do meio físico para meio eletrônico, no qual irão coexistir ambos os formatos até o final do prazo. 

Após isso, a produção e a tramitação de documentos e processos deverão ocorrer, obrigatoriamente, em meio eletrônico, salvo em casos excepcionais em que seja comprovada a necessidade de tramitação em suporte físico (papel).

Orientações sobre o PAE/UFPA - Inicialmente, o principal documento relacionado ao PAE-UFPA é a Portaria GR 1405/2020, de 4 de junho de 2020, que dispõe sobre os conceitos e a nomenclatura a ser utilizada, as atribuições e competências das unidades gestoras, as etapas do processo de implantação, os procedimentos arquivísticos e operacionais e demais informações pertinentes.

Adicionalmente, está sendo produzido um curso de capacitação no formato EAD (Educação a Distância), totalmente on--line, com aulas virtuais e atividades práticas em ambiente de treinamento, com o intuito de capacitar os servidores da Universidade sobre como trabalhar com processos eletrônicos na Instituição. 

Além disso, será disponibilizado, em breve, um conjunto de tutoriais em texto no formato PDF, com o passo a passo de todas as funcionalidades disponíveis na Mesa Virtual do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). A Mesa Virtual está acessível dentro do Módulo Protocolo do Sipac e a ferramenta principal do Sistema Informatizado de Gestão SIG-UFPA, que dá suporte às tarefas a serem desempenhadas pelos servidores na gestão de documentos e processos em formato eletrônico. Assim que publicados, todos esses materiais estarão disponíveis no site do PAE-UFPA.

Etapas de implantação - Até o momento, foram planejadas cinco etapas para implantação do PAE-UFPA. A primeira é estruturante imediata, composta pelas etapas de conhecer as funcionalidades da Mesa Virtual do Sipac – Módulo Protocolo, regulamentar o Processo Administrativo Eletrônico, estruturar a Classificação de Documentos e Processos Sigilosos, identificação dos servidores que terão permissão de acesso a documentos sigilosos, e elaborar e executar o Plano de Capacitação dos servidores. A segunda etapa é estruturante de médio prazo, que engloba atualizar a estrutura organizacional da UFPA, atualizar lotação e exercícios dos servidores e atualizar as designações e responsabilidades dos servidores, na base do SIG UFPA.

Outras etapas são de infraestrutura a longo prazo, que envolve estabelecer e manter a infraestrutura de tecnologia e segurança da informação relacionada aos processos eletrônicos; de atividades auxiliares, que compreendem o mapeamento e a definição de um processo piloto, mapeamento do processo eletrônico e a infraestrutura e equipamentos; e, por fim, de plano de transição, que abrange identificar os primeiros processos a serem convertidos para o PAE na administração superior, compreender os fluxos dos processos e iniciar a produção de forma eletrônica.

Apresentação e Lançamento - Na próxima segunda-feira, 6 de julho, será realizada uma live de lançamento do PAE/UFPA, com o objetivo de apresentar o projeto de implantação à comunidade universitária. O evento terá a participação do reitor em exercício, Nelson José de Souza Júnior, e de demais autoridades integrantes da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico. 

A transmissão ao vivo do evento será realizada com apoio do Núcleo de Inovação e Tecnologias Aplicadas a Ensino e Extensão (NITAE) e terá início às 15h, por meio do link: http://aovivo.nitae.ufpa.br/

Sobre a organização - O Projeto de Implantação do PAE-UFPA está sob responsabilidade da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico. Essa comissão é presidida pela servidora Maria Suely Matias Palheta, atual diretora do Arquivo Central. Também é constituída por mais 11 (onze) servidores das seguintes unidades: Arquivo Central, Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação, Pró-Reitoria de Administração, Pró-Reitoria de Desenvolvimento e Gestão de Pessoal, Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e Assessoria de Comunicação Institucional.

Após a implantação do PAE-UFPA, o Arquivo Central e o Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação serão os corresponsáveis pela gestão de documentos e processos eletrônicos, bem como pelos mecanismos e aplicações que garantirão sua preservação digital ao longo do tempo.

Serviço:

Implementação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE-UFPA)

Site do PAE-UFPA

Link para o Decreto nº 8.539

Texto: Maiza Santos - Assessoria de Comunicação da UFPA
Arte: Divulgação