Proad divulga avaliação das ações de governança e gestão executadas de 2016 a 2020

Os servidores da Pró-Reitoria de Administração (Proad) reuniram-se na última terça-feira,  29 de setembro, para realizar avaliação sobre as ações de governança e gestão executadas ao longo do ciclo de 2016 a 2020. A Proad tem como missão promover e gerenciar programas e ações administrativas que contribuam para o pleno funcionamento da UFPA, e, para realizá-la, assume a responsabilidade de propor, coordenar, acompanhar e avaliar as ações e políticas de Gestão Administrativa, Financeira, Contábil e Patrimonial na Universidade.

São diversas e complexas as frentes de atividades da Proad, principalmente pelo  volume de recursos de que hoje a Universidade necessita para funcionar, além das diversas demandas dos órgãos de controle a serem atendidas. Para sistematizar, esse momento de avaliação tomou como referência os mecanismos de governança: liderança, estratégia e controle. A partir desses mecanismos, foram ressaltados os pontos fortes, os pontos a melhorar e os principais resultados obtidos.

Durante a reunião, o diretor de Compras e Serviços, Francieudo Guedes, pontuou ainda a resiliência dos servidores da Proad que, em todos os últimos quatro anos enfrentaram cenários atípicos de trabalho com atrasos no repasse de recursos, necessidade de imediatismo na execução, mudanças na legislação, cobranças e determinações de órgãos de controle, que impactaram no volume e na forma de trabalho.

Liderança e capacitação – No que se refere ao aspecto da liderança, foram ressaltados como principais pontos fortes o comprometimento dos servidores com a entrega de resultados, a participação ativa dos servidores em cursos de capacitação, inclusive como facilitadores, a busca constante pelo alinhamento com as diretrizes internas e externas de governança e gestão, a integração entre as diretorias da Proad e também realização de ações intersetoriais.

Para a melhoria do quesito liderança, os avaliadores apontaram a necessidade de capacitar os servidores de modo direcionado, adotando como referência os resultados das pesquisas de lacuna de competências, além de capacitar todos os gestores em gestão de riscos, incentivar a participação em estudos sobre o dimensionamento da força de trabalho, disseminar o código de ética e as condutas éticas específicas para as atividades, e adotar um modelo de competências para realizar a seleção dos servidores, em especial dos que trabalham diretamente com as aquisições.

A avaliação mostrou, ainda, que houve um aumento importante no nível de capacitação dos servidores. No período avaliado, seis obtiveram o título de mestrado e um de doutorado. Além disso, foi iniciado um trabalho conjunto entre a Proad, a Progep, a Proplan e o Laboratório Gestcom para realização do mapeamento de processos, competências e dimensionamento da força de trabalho da Diretoria de Compras e Serviços, o qual possui a expectativa de ser finalizado ainda este ano.

Demais pontos – No que se refere à estratégia, foram citados como pontos fortes para a  adoção de um Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contrato; o estabelecimento claro de objetivos, indicadores e metas no Plano de Desenvolvimento da Unidade; a participação da Pró-Reitoria na elaboração e execução de planos, como o Plano de Logística Sustentável e o Plano Anual de Contratações; e a abertura da Proad para realizar trabalho e dar suporte às diversas unidades acadêmicas e administrativas da UFPA.

Ainda precisam ser entregues os trabalhos que foram iniciados, porém comprometidos com o período da pandemia, como: Definir os modelos padrão de documentos, inclusive para rotinas (listas de verificação, termo de referência, mapa de risco); Atualizar e divulgar os Manuais de Fiscalização, Execução Financeira e Orçamentária, Compras, Obras; Finalizar e formalizar a Política de Contratações. Apesar disso, foram criados, aprovados e divulgados os Manuais de Procedimentos Patrimoniais e de Gerenciamento de Bens.

Os principais resultados obtidos dentro da perspectiva da estratégia foram: a reformulação do organograma da Proad, tendo sido criadas as unidades Assessoria Técnica, Gerência de Atas, Gerência Orçamentária e Financeira, Contadoria Geral, Coordenadoria de Patrimônio Imóvel e Coordenadoria de Agenda de Compras para melhor atender às novas demandas de trabalho. Quanto à questão da sustentabilidade, foram adotados diversos critérios sustentáveis nos materiais adquiridos via Agenda de Compras, bem como coordenadas campanhas de uso consciente dos recursos, logística reversa e campanha de economia de energia elétrica.

PAE - O Processo Administrativo Eletrônico obteve um importante avanço desde a implantação do Sipac, em 2018. Além dos diversos módulos já em execução, neste ano de 2020 foi possível transpor do físico para o eletrônico os processos de pagamento de bolsas da Proad e de liquidação de despesas. Foi realizada, ainda, a nomeação de uma Comissão responsável pela implantação especificamente dos processos eletrônicos para todas as licitações e contratos da Instituição.

Transparência - Quanto ao mecanismo de controle, avaliou-se que a Proad dispõe de uma escuta ativa das demandas da Ouvidoria; realiza e divulga a prestação de contas, todas elas, até o momento, não contestadas; além de estabelecer uma comunicação aberta com a Auditoria Interna. Para avançar ainda mais nesse mecanismo, foi apontado que a Pró-Reitoria poderia aprimorar sua gestão de riscos estratégicos, em especial das contratações; promover a avaliação da efetividade dos controles já adotados; e monitorar o tempo médio dos processos críticos e formalizar controles.

Como um avanço no referente à transparência, nos últimos anos a Proad tem divulgado, em seu endereço eletrônico, diversas informações e dados de interesse público, além de ter participado da articulação do portal da transparência da UFPA, em que constam suas principais informações administrativas. As licitações e os contratos também obtiveram espaço de destaque e divulgação, tendo, inclusive, sido criada uma portaria que determina a necessidade de divulgação dos editais de licitação na página eletrônica da Proad. O controle dos contratos foi aperfeiçoado mediante o uso de alertas por meio do Sipac, proporcionando a redução da descontinuidade dos contratos administrativos.

A criação da Comissão Permanente de Apuração de Irregularidade das Empresas (CPAIE) em 2017, que é ligada diretamente à Reitoria, mas possui vínculo direto com as atividade da Pró-Reitoria, também foi uma ação importante para a melhoria da transparência. Desde sua criação, a Comissão já aplicou diferentes tipos de penalidades em nove empresas, por má execução dos contratos ou problemas nas licitações.

Texto e fotos: Divulgação Proad