Portal de Gestão de Processos Organizacionais reúne materiais de orientação administrativa e mapeamentos de processos

A Pró-Reitoria de Planejamento de Desenvolvimento Institucional (Proplan) mantém disponível o Portal de Gestão de Processos da UFPA, site que agrega Materiais de Orientação de Atividades Administrativas e o Repositório de Processos Organizacionais mapeados pela Instituição. O compartilhamento do material tem como foco a melhoria constante das atividades desenvolvidas pelos técnicos e docentes da UFPA

Lançado em junho de 2020, o Portal de Gestão de Processos Organizacionais da UFPA também oferece uma seção com diversos materiais explicativos e de apoio relacionados com a Gestão de Processos Organizacionais na UFPA, tais como o Manual de Gestão de Processos da UFPA, o POP Modelo, vídeos tutoriais e outros materiais relativos ao tema. Além de ser atualizada à medida que novos processos organizacionais são mapeados ou alterados e quando novos guias e materiais de orientação são desenvolvidos pelas Unidades da UFPA, a página também conta com uma atualização geral, periódica para a avaliação de todos os materiais disponibilizados.

“A Gestão de Processos Organizacionais é uma importante ferramenta para acompanhamento e melhoria contínua das atividades desenvolvidas na Instituição, além de ser um mecanismo útil para auxiliar as unidades e os servidores na organização das suas atividades administrativas”, aponta a pró-reitora de Planejamento da UFPA, Cristina Yoshino.

A adoção dessa metodologia contribui para a padronização, organização, redução de ineficiências e melhoria dos resultados gerados pelas atividades administrativas que acontecem continuamente em uma instituição, e a sua adoção colaborou para o alcance dos objetivos estratégicos do PDI 2016-2025 da UFPA, especialmente no que se refere ao objetivo de “melhorar e fortalecer a governança dos processos internos”.

Materiais disponibilizados – Atualmente foi publicado um total de 27 conjuntos de POPs e Fluxogramas de processos organizacionais que já foram mapeados e que tramitam por diversas unidades da UFPA. Os POPs são documentos que registram o passo a passo sobre como devem ocorrer atividades contínuas da Instituição, e os Fluxogramas são representações gráficas de processos organizacionais, desenhados com a utilização de símbolos padronizados. Alguns exemplos desses tipos de documentos são os processos de “Aprovação de Proposta de Cursos Novos de Mestrado e Doutorado” e de “Progressão Funcional Docente”.

Já na seção de Guias e Materiais de Orientação, estão disponíveis links para mais de 80 materiais desenvolvidos pelas unidades da UFPA, que auxiliam a execução adequada das diversas atividades administrativas da Instituição, como o Manual de Procedimentos Patrimoniais para Bens Permanentes, elaborado pela Proad. e o Manual de Solicitação de Movimentação de Recursos Orçamentários, feito pela Proplan.

Ciclos de Mapeamento de Processos – Desde o lançamento da Metodologia de Gestão de Processos da UFPA, feita em abril de 2019, a UFPA vem avançando no mapeamento de seus processos organizacionais prioritários, por meio do desenvolvimento de ciclos de mapeamento.

No 1º semestre de 2020, foi finalizado o 1º Ciclo de Mapeamento e Melhoria de Processos Organizacionais, com a entrega de 10 processos organizacionais da UFPA, sendo um processo de cada uma das 10 unidades responsáveis por Objetivos Estratégicos do planejamento institucional. No segundo semestre de 2020, foi desenvolvido o 2º Ciclo, chegando ao final de 2020 com um total de 17 processos organizacionais prioritários, mapeados e melhorados, além de outros processos não prioritários, que também foram mapeados com o apoio das respectivas unidades responsáveis.

Agora, em 2021, está sendo desenvolvido o 3º Ciclo, em que estão sendo trabalhados mais seis processos organizacionais prioritários, desta vez com foco maior na identificação de melhorias e controle dos resultados, com base em indicadores de desempenho.  

Para esclarecimentos, solicitações e envio de materiais, envie um e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Texto e fotos: Divulgação Proplan/UFPA