UFPA marca a data da virada de chave na tramitação do Processo Administrativo Eletrônico

Já tem data definida para que a tramitação de processos administrativos da Universidade Federal do Pará (UFPA) seja exclusivamente eletrônica. A partir do dia 31 de dezembro de 2021, a implantação total do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) será uma realidade. Esse é mais um passo da Universidade em direção à modernização de sistemas, que, desde a implantação do SIG-UFPA, visa à informatização das atividades com o auxílio dos subsistemas: SIPAC, SIGAA, SIGADMIN, SIGRH, entre outros.

A fase atual é de capacitação para que a comunidade universitária se adapte aos novos procedimentos administrativos em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a transição para os 100% de processos e documentos transitando no formato eletrônico, definido pela Portaria GR Nº 1405/2020. A próxima turma será de 20 de setembro a 1º de outubro, com oferta de 150 vagas. O curso ensina a “Operacionalização do Processo Administrativo Eletrônico”, mostrando todas as funcionalidades necessárias para o uso da mesa virtual do SIPAC.

O que é o PAE - Com o processo eletrônico, o cadastramento de processos e documentos deixará de ser feito pelo Protocolo Geral e passará a ser feito pelos próprios servidores da UFPA. Toda a transição está sendo gerenciada pela Comissão de Implantação do Processo Administrativo Eletrônico (CIPAE), e, logo, todas as unidades poderão colaborar com a transformação dos processos, identificando o fluxo padrão deles e os documentos que os compõem.  Com essas informações, a comissão poderá orientar a adaptação dos formulários, do trâmite e do cadastramento observando as questões legais de restrição, o acesso às informações e a classificação delas. 

“É importante destacar que os processos que compõem o legado físico da UFPA continuarão tramitando neste formato, ressalvados os casos excepcionais em que a Administração Superior considere pertinente a digitalização dos autos para tramitação eletrônica. Pretende-se, desta forma, evitar a produção de um acervo híbrido que possa ocasionar problemas de duplicidade, perda de informações e inconsistência de dados”, afirma Suely Palheta, diretora do Arquivo Central da UFPA.

Proteção de dados - Para dar mais segurança na produção dos processos e documentos eletrônicos, uma outra ação com que a CIPAE tem se preocupado é o estabelecimento de uma governança que permita que a UFPA tenha segurança acerca do tratamento e gerenciamento das informações que passam a ser produzidas e compartilhadas de forma eletrônica, possibilitando a ampliação da política de transparência da administração pública e garantindo a segurança de dados pessoais e restritos contidos nos documentos.

Diante disso, membros da CIPAE têm atuado junto à Comissão de Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de garantir mais esclarecimentos e condições para que os servidores saibam identificar casos, no dia a dia, em que devem atribuir restrição de acesso aos processos eletrônicos, impedindo o alcance público a eles.

“Por isso é primordial que a comunidade acadêmica docente e discente se inscreva e participe do curso de capacitação do PAE que está sendo ofertado pelo Capacit/Progep, o qual visa auxiliar os servidores na transição tecnológica que vem acontecendo na UFPA,  na administração pública em geral”, complementa Suely.

Informações importantes - Os servidores que desejarem auxílio para transformar os processos podem realizar o preenchimento da Ficha Descritiva de Processos e encaminhar para o endereço eletrônico: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.. Caso os tipos documentais possuam modelos padrões, eles podem ser encaminhados para verificar a possibilidade de cadastrar o modelo no SIPAC – Módulo Protocolo.

Próxima turma de capacitação: 20 de setembro a 1º de outubro (150 vagas). 

Saiba mais:

Inscrições abertas para a segunda turma do Curso Operacionalização do Processo Eletrônico (PAE)

Data de virada da chave: 31/12/2021

Outras informações: 

UFPA avança na implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE-UFPA)

Texto: Jéssica Souza – Assessoria de Comunicação Institucional da UFPA
Arte: Divulgação