Unidades da UFPA desenvolvem iniciativas de mapeamento de processos organizacionais para a melhoria das atividades realizadas na Universidade

Desde o lançamento da Metodologia de Gestão de Processos da UFPA, feito em abril de 2019, a UFPA vem avançando no mapeamento de seus processos organizacionais  para a melhoria das atividades desenvolvidas pelos técnicos e pelos docentes da UFPA. Entre as unidades que já estão desenvolvendo esse mapeamento de processos organizacionais alinhado com a metodologia de Gestão de Processos da Universidade, estão o Instituto de Geociências (IG) e a Auditoria Interna (Audin) da UFPA.

A adoção dessa ferramenta de gestão facilita a promoção de maior padronização, organização, redução de ineficiências e melhoria dos resultados gerados pelas atividades administrativas que acontecem continuamente na Instituição, alinhando-se ao objetivo estratégico do PDI 2016-2025 da UFPA, que é “melhorar e fortalecer a governança dos processos internos”.

“Os benefícios de mapear os processos são diversos, entre eles: permitir o estabelecimento de regras mais claras, assertivas e repassar conhecimento para os que não conhecem todo o processo e o aprimoramento das resoluções internas", ressalta a servidora Aline Teixeira, que coordenou os mapeamentos dos processos do IG. O Instituto de Geociências já desenvolveu e disponibilizou o mapeamento de quatro de seus processos organizacionais internos, entre eles, o de "Realização de concurso público para docente" e o de "Solicitação, alteração e homologação de férias dos servidores". 

"O mapeamento dos nossos processos nos ajuda a entender, com mais clareza, os papéis de cada ator e os passos necessários para a entrega de produtos e serviços de qualidade. Os POPs e fluxogramas são mapeados e divulgados internamente para o diretor e os servidores do IG envolvidos no processo, os quais podem propor alterações. Com esta colaboração, é possível mapear, implantar melhorias, facilitar a comunicação e compreender todas as etapas de cada processo mapeado. Após aprovação da direção do IG, professor Arnaldo Silva - que apoia totalmente essa iniciativa - os POPs são divulgados para o e-mail dos servidores do IG, o site da Proplan e o site do IG”, explica Aline Teixeira. 

Já a Audin mapeou outros quatro processos internos, que incluem o de "Elaboração e Aprovação do Plano Anual de Auditoria Interna (PAINT)" e o de "Elaboração e Publicização do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT)". O mapeamento dos processos foi realizado por uma comissão composta por três servidores designados pela coordenadora Clara Souza, com o objetivo de promover a melhoria dos processos na unidade.  

De acordo com os servidores da comissão, “A elaboração dos Fluxogramas e POPs foi importante por permitir condensar as principais atividades dos processos mapeados, de modo a adequá-los às/aos legislações/normativos vigentes, especialmente as/os dos órgãos de controle (CGU e TCU). Ademais, a elaboração dos citados documentos serve como roteiro, tanto para os atuais servidores da Audin, quando executando seus trabalhos, quanto para novos servidores que venham a ser lotados na unidade, bem como serve de referencial para as unidades auditadas”.

Mapeamento de Processos Organizacionais – Todas as unidades da UFPA, sejam elas acadêmicas, sejam administrativas, podem desenvolver iniciativas de mapeamento de processos organizacionais, disponibilizando os POPs e os Fluxogramas resultantes dessas iniciativas no Repositório de Processos da UFPA. As orientações para o mapeamento de processos estão disponíveis no Manual de Gestão de Processos Organizacionais e em outros materiais publicados no Portal de Gestão de Processos da UFPA. 

Além dessas iniciativas desenvolvidas e coordenadas pelas próprias unidades da UFPA, a Coordenadoria de Gestão de Processos da Proplan é a responsável por dar apoio a essas iniciativas e por receber, padronizar e publicar os POPs e os Fluxogramas no Repositório de Processos, além de gerenciar os "Ciclos de Mapeamentos de Processos Estratégicos", que são focados especialmente no mapeamento dos processos organizacionais prioritários (processos ligados diretamente aos objetivos estratégicos do PDI 2016-2025 da UFPA).

A expectativa é que, até o final de 2021, já estejam disponíveis no Repositório de Processos Organizacionais mais de 35 processos mapeados, após a conclusão do 3º Ciclo de Mapeamento de Processos, e diversos manuais e guias que são disponibilizados pelas unidades. Para saber mais, acesse o Portal de Gestão de Processos da UFPA em https://proplan.ufpa.br/gestaodeprocessos.

Texto: Divulgação Proplan/UFPA