Arquivo Central da UFPA realiza a eliminação de 218,41 metros lineares de documentos que foram avaliados como dispensáveis

A eliminação de documentos é um dos procedimentos realizados pelo Arquivo Central que resulta da Avaliação empreendida no programa de Gestão de Documentos da Universidade Federal do Pará, visando a racionalização do ciclo documental. Isso permite que sejam identificados os prazos de temporalidade dos documentos, bem como identificar os valores informacionais que eles têm para a sociedade, tendo em vista que os documentos produzidos pela UFPA são instrumentos que garantem direitos sociais e que registram a história da sua atuação no desenvolvimento do ensino superior, da pesquisa e da extensão na região amazônica.

A coordenação do Arquivo Central da UFPA ressalta que a eliminação de documentos deve ser precedida, além da avaliação documental, pela classificação arquivística, que visa identificar os assuntos dos documentos com base nas atividades e funções as quais estão vinculados. “Isso nos permite compreender a importância daquele documento no contexto institucional e social, verificando a necessidade de tê-lo por mais ou menos tempo sob nossa custódia, e se há necessidade de destiná-lo à guarda permanente ou se pode ser eliminado”, afirma Cristian Costa, Diretor do AC/UFPA.

Os procedimentos referentes à Gestão de Documentos estão dispostos em instrumentos legais que dão diretrizes sobre a sua operacionalização no âmbito da Administração Pública Federal, entre eles a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, o Decreto 10.148, de 2 de dezembro de 2019, que dispõe sobre a coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) da Administração Pública Federal e as Resoluções nº 40 e 44, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõem sobre a operacionalização das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) dos órgãos e os procedimentos decorrentes.

Desta forma, a UFPA possui uma CPAD composta por servidores que fazem parte do sistema de arquivos da instituição, responsável por realizar a análise das Listagens de Eliminação de Documentos elaboradas pelos Arquivos Setoriais das unidades administrativas e acadêmicas e/ou pela Coordenadoria de Gestão Documental do Arquivo Central, a fim de aprovar os procedimentos que foram realizados e encaminhar as listagens para autorização da reitoria. Após isso, conforme disposto nos dispositivos legais, é publicado um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no Diário Oficial da União, a fim de publicizar o ato e possibilitar a manifestação de possíveis interessados dos documentos pela posse dos documentos originais ou pela obtenção de cópias autenticadas pelo Arquivo Central.

2021 - Esse ano, a Listagem de Eliminação de Documentos AC/UFPA Nº 01/2021 apresenta 218,41 metros lineares de documentos que foram avaliados pela CPAD como dispensáveis à guarda permanente, ou seja, não possuem relevância de interesse histórico para a instituição ou para a sociedade. Os documentos são referentes aos assuntos Administração Geral, Organização e Funcionamento, Gestão de Pessoas, Gestão de Materiais, Gestão de Bens Patrimoniais e de Serviços, Gestão Orçamentária e Financeira, Gestão da Documentação e da Informação, Gestão dos Serviços Postais e de Telecomunicações, e Administração de Atividades Acessórias; e das Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior: Cursos de graduação, Cursos de pós-graduação stricto sensu, Cursos de pós-graduação lato sensu, Pesquisa, Extensão, Educação básica e Profissional e Assistência estudantil do período de 1936-2019.

O prazo para manifestação sobre o interesse em documentos destinados à eliminação é de 30 dias contados a partir da data de publicação do edital. Após esse prazo, a UFPA deverá publicar o Termo de Eliminação de Documentos e destinar o conjunto documental à descaracterização que será acompanhada por um servidor membro da CPAD.

Objetivo e importância – “Enquanto um produto da Gestão de Documentos, a eliminação documental se faz importante, quando feita sobre critérios técnicos embasados nas teorias da Arquivologia, por permitir reduzir a quantidades manipuláveis a massa documental produzida diariamente como resultado das nossas atividades institucionais”, define Cristian. Logo, ao empreender a gestão de documentos, as unidades administrativas e acadêmicas terão melhores resultados sobre a busca eficiente de informações, tomadas de decisão, racionalização dos espaços físicos destinados à guarda de Arquivos, bem como a preservação de informações relevantes para a garantia de direitos, da história e da memória institucional e da sociedade.

Sobre o Arquivo Central da UFPA - O Arquivo Central é o órgão coordenador do Sistema de Arquivos da UFPA  e responsável por alinhar as políticas arquivísticas institucionais às perspectivas legais. No caso da eliminação de documentos, o órgão conta, conforme preconizado no Decreto 10.148/2019, com uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) que, tem o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito da UFPA para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do SIGA.

Efetivamente, todas as unidades administrativas e acadêmicas fazem parte do sistema de arquivos da UFPA, logo, são responsáveis pela realização dos procedimentos de gestão de documentos, no seu âmbito de atuação. Desta forma, para que haja uma contribuição mais eficiente e positiva, é importante que haja servidores, nas unidades que sejam responsáveis pela aplicação das orientações dadas pelo Arquivo Central.

Para solicitar auxílio técnico sobre a gestão de documentos as unidades podem entrar em contato pelo e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo..

Para mais informações, acesse: https://arquivocentral.ufpa.br/

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos: https://www.in.gov.br/web/dou/-/edital-de-ciencia-de-eliminacao-de-documentos-n-1/2021-372318015).

Texto: Jéssica Souza – Assessoria de Comunicação Institucional da UFPA
Arte: Divulgação