Pró-reitoria de Administração lança ferramenta que auxiliará o planejamento e gestão da Universidade

A Pró-reitoria de Administração (Proad) divulga o lançamento de uma ferramenta que auxiliará o planejamento e gestão, o Plano Anual de Aquisições e Contratações. O objetivo do plano é distribuir, ao longo do ano de 2018, os trabalhos para o processamento das compras e contratações no âmbito da Universidade Federal do Pará (UFPA), observando a racionalidade no uso de recursos, as práticas de sustentabilidade e o alinhamento com os objetivos estratégicos do PDI.

A construção do plano envolverá a participação das diversas unidades da UFPA, tendo como coordenadora a Pró-reitoria de Administração, por meio da Diretoria de Compras e Serviços e da Diretoria de Contratos e Convênios. O método empregado na construção do Plano de Aquisições e Contratações se dará por meio de um levantamento das demandas pelas unidades representadas por suas CPGAs e secretarias. Para auxiliar esse processo, a Proad elaborou uma cartilha explicativa.

Formulário de Demanda - A construção do plano inicia-se com o preenchimento do “Formulário de Demanda” que está dividido em duas partes. Na parte 1 deverão ser listados os materiais que se pretende adquirir via Agenda de Compras no ano de 2018. Para auxiliar neste preenchimento, será disponibilizado o Catálogo de Materiais da Agenda 2018. O catálogo informa todos os bens já licitados, seus valores, marcas e fornecedores correspondentes.

Na parte 2 do formulário deverão ser elencados os materiais e os serviços de demandas específicas das unidades e de suas subunidades. É imprescindível que nessa lista sejam previstas as compras dos materiais necessários para a realização das aulas dispostas, nos planos de curso, e programadas para todos os semestres do ano de 2018; a aquisição dos bens destinados a subsidiar a implantação e continuidade de projetos de pesquisa e extensão; e a contratação para manutenção de bens anteriormente adquiridos.

É importante ressaltar que os professores e pesquisadores devem inserir nos formulários as demandas que pretendem submeter aos futuros editais de financiamento ofertados pelas Pró-reitorias de Graduação (Proeg) e de Pesquisa e Pós-graduação (Propesp). O envio dos formulários à pró-reitora de Administração deverá ser feito até o dia 19 de março de 2018.

Padronização - Pretende-se com essa ferramenta formalizar e padronizar o planejamento das demandas de compras e contratações com antecipação.  A partir dela será possível identificar as prioridades no processo de contratação e o impacto na continuidade dos serviços, garantir o abastecimento dos insumos necessários para as atividades finalísticas, proporcionar maior controle e gestão no consumo/estoque por parte das unidades acadêmicas e administrativas, e dar transparência às demandas feitas pelas unidades da UFPA e às contratações realizadas pela Instituição.

Benefícios - O Plano Anual de Aquisições e Contratações é uma das medidas dispostas no “Plano de Ação” elaborado em resposta ao Acórdão nº 1.679/2015 do Tribunal de Contas da União, que trata de Governança e Gestão das Aquisições na UFPA. É importante que esteja em consonância com o Plano de Gestão Orçamentária, o Plano de Desenvolvimento da Unidade, o Plano de Logística Sustentável, e o Plano de Desenvolvimento Institucional.

Os benefícios pretendidos com o Plano são evitar o fracionamento de despesa, garantir a continuidade dos serviços de alto impacto nos objetivos da Instituição, e evitar as compras repetidas de um mesmo objeto. Neste sentido, ele favorecerá o maior controle das aquisições e contratações, a reunião de informações importantes para a tomada de decisão dos gestores, diminuição dos custos dos pedidos, a distribuição mais homogênea da carga de trabalho e da execução orçamentária no decorrer do ano, e a transparência no processo de aquisição.

Outras demandas - Serão chamadas de demandas extraordinárias aquelas que não estiveram contempladas no Plano. Esse tipo de demanda deverá vir acompanhada de justificativa fundamentada e de conhecimento do gestor máximo da unidade. O atendimento das demandas extraordinárias ficará submetido à aprovação da autoridade superior.

Quanto à Agenda de Compras, os pedidos feitos no sistema deverão estar em plena conformidade com o Plano de Compras. Havendo divergência entre o pedido e o Plano, o pedido não será considerado válido. Pedidos “extras”, ou seja, fora do prazo de abertura da Agenda também deverão passar por apreciação da autoridade superior.

Orientações - A experiência da construção coletiva do primeiro Plano Anual de Aquisições e Contratações da UFPA, sem dúvida, proporcionará novas possibilidades para a construção dos próximos planos. A colaboração entre as unidades acadêmicas e administrativas são fundamentais para o sucesso do Plano.

No dia 25 de janeiro, às 14 horas, no auditório da SEGE, será realizada a reunião de orientação para elaboração do Plano de Compras para o Campus Belém. Essa reunião será gravada e posteriormente disponibilizada para os demais campi. É imprescindível a participação de todos os envolvidos nesse processo, tendo em vista a necessária vinculação entre planejamento e execução das aquisições.

Texto e arte: Proad