Comissão de Gestão de Processos reúne-se com reitor para apresentação de resultados

Membros da Comissão constituída com a finalidade de realizar os estudos necessários e elaborar proposta de implantação de mapeamento de processos no âmbito da UFPA reuniram-se com o Reitor, Emmanuel Tourinho, no último dia 9, para entrega e apresentação do relatório conclusivo dos estudos realizados pela Comissão.

Estiveram presentes na reunião, além do reitor, a pró-reitora de Planejamento, Raquel Borges; a pró-reitora em exercício da Progep, Cleide Raiol; o diretor de Planejamento, Raimundo Almeida; o economista da Proplan, Carlos Max; e os membros da Comissão de Gestão de Processos.

Importância -O trabalho desenvolvido pela Comissão surgiu a partir de uma demanda Administração Superior da Universidade e retrata uma iniciativa estratégica visando realizar estudos e indicar os caminhos que a UFPA deverá adotar para a implementação da Gestão de Processos, prioridade para os próximos anos. Conforme objetivo estratégico constante no PDI 2016-2025 de “Melhorar e fortalecer a governança dos processos internos”, a meta é que 100% dos processos críticos sejam redesenhados até o ano de 2025.

A Comissão foi designada com representantes da Proplan e Progep, composta pelo administrador Huderson Melo; assistente em Administração, Adriano Silva; técnico em Tecnologia da Informação, Rômulo Ferreira; assistente em Administração, Thiago Gonçalves; economista Paulo Pinheiro; e administradora Thelma Silva; todos da Proplan. Da Progep fazem parte a assistente em Administração, Aline Teixeira; o analista de Tecnologia da Informação, Maxwel Dias; e o professor Thiago Dias.

Gestão de Processos - A Gestão de Processos é um instrumento que busca otimizar e melhorar a cadeia de valor dos processos das organizações, com o objetivo de atender as demandas e expectativas das partes interessadas. Este instrumento facilita a análise dos fluxos de trabalho, permitindo uma visão sistêmica da organização e facilitando o controle do desempenho e dos resultados. O reitor destacou a importância do trabalho desenvolvido pela Comissão, ressaltando que “a abordagem de Gestão de Processos representa uma visão de inovação, de repensar as atividades rotineiras, proporcionando vários benefícios para a Instituição. ”

A Pró-Reitora em exercício da Progep enfatizou que “as experiências já desenvolvidas em Gestão de Processos na UFPA evidenciaram que reunir todos os envolvidos para enxergarem e analisarem um determinado processo proporciona a todos uma visão holística das atividades, para além das barreiras entre as unidades organizacionais. ” De acordo com a pró-Reitora da Planejamento, “as conclusões obtidas por esta Comissão apontarão caminhos a serem traçados neste tema que é estratégico para a UFPA. ”

Expectativas - O relatório apresenta as conclusões da metodologia adotada e direciona uma proposta para o mapeamento dos processos da Universidade, por meio de modelos e formulários padronizados que poderão ser adotados. O próximo passo é a identificação dos processos que deverão ser priorizados e mapeados. Como proposta, a Comissão recomenda que a UFPA priorize os processos estratégicos de acordo com os objetivos estratégicos do PDI.

Metodologia - A comissão iniciou seus trabalhos em janeiro de 2017 elaborando um cronograma de atividades que incluía reuniões de trabalho, capacitações e visitas técnicas em organizações com iniciativas já desenvolvidas na área de Gestão de Processos, para a definição de uma metodologia a ser avaliada por meio do mapeamento de um processo piloto, o processo de contratação de professor substituto.

Os fluxos de trabalho que envolvem a contratação de professor substituto foram mapeados em uma oficina com a participação de servidores da Proplan, Progep, do Instituto de Letras e Comunicação (ILC) e Instituto de Ciências Biológicas (ICB). O processo foi todo documentado e sintetizado em um Fluxograma de Processo e em um Procedimento Operacional Padrão (POP), e foram identificadas possíveis melhorias a serem implementadas no processo.

Texto e fotos: Proplan / UFPA